ООО "Жизнь", Агентство Анны Малышевой
Нижний Новгород
СМИ, маркетинг, реклама, BTL, PR, дизайн, продюсирование... Показать еще
Координатор проекта "Нижний 800. Празднуем вместе!"
Топ-менеджер проекта "Нижний 800. Празднуем вместе": Проект - это 130 мероприятий численностью до 500 чел. в районах Нижегородской области в рамках юбилея Н. Новгорода, проведённых за 45 дней. Мероприятия разделены по 5 командам, 26 событий на каждую.
Я выполнял роль как координатора одной из команд, под названием "Поезд 800", так и отдельно принимал участие в общей организации работы проекта.
Общепроектные задачи.
- Участие в разработке организационной системы проекта, операционной схемы работы.
- Разработка оперативной документации, форм отчётности.
- HR некоторых позиций, например, координаторов команд.
- простройка бизнес-процессов в логистике и мат. обеспечении проекта
Как результат - формирование удобной, отлаженной схемы бизнес-процессов проекта, а также штатного расписания проекта, которые позволили выполнить уникальную по своим масштабам и сложности задачу, не имеющую аналогов на Event-рынке: 130 среднечисленных массовых мероприятий за 45 дней!
Мой огромный опыт в организации Event позволил обойти многие острые углы и не совершать множество ошибок в сфере логистики и обеспечения.
Люди, подообранные мной, стали отличными менеджерами проекта и возглавили каждый по отдельной команде.
А половину отчётности сдавали по разработанным мной формам :)
Задачи по координации отдельной команды:
- формирование команды (27 человек) для отдельного подпроекта "Поезд 800", с которой и предстояло отправиться в регионы, проведя с ней 26 событий:). Здесь был и HR по некоторым позициям, командообразование.
В итоге получилась отличная, дружная команда, несмотря на то, что люди были из совершенно разных Вселенных, мне удалось сделать её единой!
Треть команды было набрано лично мной, остальные были от центральных проектных подрядчиков.
Это 3 водителя, 4 ч. монтажная группа, 7 аниматоров, 6 артистов, 5 волонтёров-800, звукорежиссёр и ведущий!
- Формирование Арт-программы на все 26 событий, проводимых командой. Это и корректировка сценариев и планов проведения, и поиск артистов, и подбор ведущих, и работа с подрядчиками.
В результате получилась флагманская арт-программа: интересная, насыщенная, эмоциональная и зрелищная.
Среди формальных заказчиков - администраций города, наша программа пользовалась авторитетом и любовью: нас ждали и оценивали нашу работу не иначе как "Организационное чудо".
- Координация логистики команды (автобусы, грузовики, прочий транспорт), координация материально-технического обеспечения деятельности команды.
Результат: за все 26 мероприятий у нас случилось только одно опоздание старта. Оно было на самом первом событии и составило... 3 минуты!
Никаких больше проблем по логистике и обеспечению в течение всего проекта не было :)
- Координация застройки площадки мероприятия.
Наша монтажная группа, сформированная лично мной, била все рекорды по времени застройки, благодаря слаженной работе с умным разделением обязанностей, перевыполняя нормативы в 2-2,5 раза. За все 26 мероприятий не было ничего сломано из мебели, шатров, оборудования, потеряшки также были минимизированы. Не было ни одного нарекания по качеству работы.
- координация проведения мероприятия на площадках, переговоры с администрациями.
Как результат - успешное проведение 26 согласованных с администрацией мероприятий, а также успешное и очень продуктивное взаимодействие в случаях погодных форс-мажоров.
Как пример, праздник в Воскресенском по погодным условиям был оперативно перенесён на площадку перед местным ДК, который только за 3 часа до старта узнал об этом, причём это никак не сказалось ни на информировании посетителей (была организована волонтёрская бригада на месте, которая перенаправляла людей, и задействованы все инфоканалы), ни на самом проведении события: взаимодействие с заказчиком было настолько продуктивным, что застройку провели за каких-то 2 часа, вместо нормативных 4! :)
- формирование большого пула отчётности по проведённым мероприятиям
Как результат: отчётность заказчикам отправлялась уже обработанной прямо в день мероприятия. Было тяжело, но мы справлялись!